Los reclamos pueden ser recibidos a través de la página web www.alfaomegaing.cl, carta, email, llamados telefónicos, constancia en la oficina, etc.. Cualquiera sea su fuente de origen se debe dejar registrado en la ficha de reclamos, sugerencias y apelaciones. En la página web se dejará una descripción del procedimiento disponible para cualquier parte que lo requiera.

El administrativo encargado registrará en el libro de reclamos, sugerencias y apelaciones, el nombre del reclamante, dirección, teléfono, email., luego realizará la revisión y análisis encargando la solución y respuesta según corresponda. Las investigaciones no deben dar lugar a ninguna acción discriminatoria

En el caso de ser una queja, primero se debe verificar si está relacionada con las actividades de la empresa, y siempre que sea posible se debe dar acuso de recibo de la queja al reclamante y dar una respuesta vía email o carta, dentro de un plazo de 7 días hábiles desde que la recibe, independientemente de que el reclamo, queja no tenga relación con la actividad de inspección del organismo se deberá dar una respuesta. La decisión implementada debe tomarse, revisarse y aprobarse por personal que no haya participado en las actividades de inspección que dieron origen a la queja o apelación. Posteriormente debe encargarse de verificar si el reclamante responde.

Si la respuesta al reclamo es aceptada por el cliente o la fuente que lo generó se da por tratado el reclamo quedando constancia en el libro de reclamos, sugerencias y apelaciones con la observación “Se acepta respuesta”. Esto no implica que el reclamo no se trate como una no conformidad.

De no ser aceptada la respuesta enviada, se procederá a declararla como no conformidad y se realizará su tratamiento según lo indica el Procedimiento de “Acciones Correctivas”.

De no tener respuesta del cliente, y si el reclamo se presenta en forma repetitiva se canalizará como una no conformidad y se realizará su tratamiento según lo indica el Procedimiento de “Acciones Correctivas”.

En el caso de que los residentes reclamen porque sus artefactos después de la inspección no funcionan correctamente, se les indicará en forma inmediata que nuestro personal no interviene los artefactos, que de acuerdo a nuestra experiencia debe ser por falta de mantención, si nos envía detalle de lo reparado por el instalador de gas junto con su boleta de honorarios, y el instalador nos responsabiliza, no tenemos problema en cancelar los honorarios, siempre que estén dentro de un valor de mercado, lo que nos reservamos el derecho de comparar con otro presupuesto”